O código de barras na NF-e

Entenda a obrigatoriedade e o uso do código de barras na NF-e

Se você comercializa produtos, já deve ter ouvido falar que é obrigatório inserir o código de barras na NF-e (nota fiscal eletrônica). Essa exigência que, a princípio, pode parecer desnecessária, na realidade garante mais agilidade para os processos logísticos, segurança e rastreabilidade para as entradas.

Quer entender por que isso acontece e como os códigos de barras devem ser impressos? Neste post vamos explicar como isso acontece. É só acompanhar!

O código de barras na NF-e

A obrigatoriedade do código de barras na NF-e começou a partir do dia 1º de julho de 2011. Desde essa data, os empresários devem preencher o campo específico para o código de acordo com a Numeração Global de Item Comercial (GTIN).

Essa exigência passou a ser cobrada não apenas para as operações de venda, mas para qualquer outra. Ou seja, também é válido para movimentações de entrada, transferência, remessa simples etc. Esse preenchimento também é válido mesmo que o fornecedor não o tenha realizado.

O Brasil foi o país pioneiro nessa exigência, uma vez que o código de barras foi amplamente adotado em produtos comercializados. Esse sistema é composto por várias informações, que agilizam a compra de mercadorias e melhoram a organização de estoque, preço, valor para venda etc.

Em termos simples, o código de barras é uma representação gráfica das combinações binárias usadas pelos computadores. Por meio de barras claras e escuras, os leitores ópticos conseguem ler as informações e o processo é todo automatizado. Você pode entender melhor como usar esse código clicando aqui.

O GTIN, portanto, é como o código de barras; um número que identifica itens comerciais em todo o mundo, sendo a padronização mais indicada. Ele é desenvolvido pela GS1 do Brasil e contém de 8 a 14 dígitos. Seu prefixo é o número 1.

É importante destacar que, antes de 2011, a nota fiscal eletrônica já continha o campo específico para inserção do código de barras, mas essa ação não era obrigatória.

O objetivo dessa mudança foi melhorar a gestão e o controle de produtos, além de diminuir a possibilidade de desvio, falsificação ou fraude. Isso é alcançado pelo GTIN, que possibilita o rastreio do produto em qualquer lugar que esteja na cadeia de suprimentos.

Outras vantagens da obrigatoriedade são:

• Automação no recebimento de mercadorias;
• Mais eficiência no controle do estoque;
• Melhoria da conferência do pedido enviado com a nota fiscal eletrônica recebida;
• Existência de um código único para fazer o controle dos produtos;
• Rastreabilidade das mercadorias.

Vale a pena destacar também que essa obrigatoriedade é válida para todo o território nacional para empresas que comercializam produtos que possuem códigos de barras na embalagem. Caso essa exigência não seja cumprida, a empresa pode sofrer autuação, sendo que o valor da multa varia conforme o estado.

Como preencher a NF-e

Desde o momento em que o governo passou a exigir a inserção dos códigos de barras na NF-e, os empresários tiveram que se atentar a algumas questões. Uma delas é o preenchimento, que deve seguir o que está descrito no bloco I do anexo I do Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 6.0.

Segundo consta no documento, o preenchimento deve ser realizado da seguinte forma:

• Campo cEAN: a descrição traz o GTIN e a observação apresenta um dos seguintes códigos: GTIN 8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14. O número da TAG não deve ser informado se o produto não contiver esse código;
• Campo cEANTrib: a descrição traz o GTIN da unidade tributável, sendo ele o GTIN 8, GTIN-12, GTIN-13 ou o GTIN-14.

Aqui, vale indicar a diferença entre os campos cEAN e cEANTrib. O cEAN terá o mesmo antigo número EAN se o produto faturado não for o tributável. Nesse caso, o cEANTrib é o código de barras GTIN do produto a ser tributado, que foi utilizado para calcular o ICMS da substituição tributária.

Já quando o produto faturado for o tributável, os campos cEAN e cEANTrib terão a mesma numeração.

Para ficar mais fácil para entender, imagine que você comprou 12 caixas de um produto e cada caixa é composta por 9 latas. O faturamento foi feito por caixas, mas a unidade tributável é a lata. Nesse caso, o cEAN é o GTIN da caixa que possui 9 latas. Já o cEANTrib é a numeração da lata em si.

Outra dúvida está relacionada à geração dos códigos de barras padrão nos softwares utilizados pelas empresas. Cada sistema tem uma forma de gerar essa numeração e, por isso, o próprio fabricante do software deve ser contatado para verificar essa questão.

No entanto, geralmente existe um botão ou um menu específico para isso. Recomenda-se que você tente acionar o menu ou o botão e escolher o código desejado, que pode ser o GTIN-13, GTIN-8, GTIN 8, GTIN-14, GS1-128 Multi etc. Em seguida, é só especificar o número do código correspondente.

O código de barras e a DANFE

Caso você faça a emissão de uma NF-e com DANFE impresso em formulário de segurança, você também deverá inserir um código de barras na DANFE. A finalidade desse segundo código é melhorar a coleta de informações nos postos fiscais localizados em fronteiras.

Nesse caso, o código terá 36 números, contendo as informações a seguir:

• 2 dígitos com a unidade da federação;
• 1 dígito para a maneira que a NF-e foi emitida;
• 14 dígitos do CNPJ ou CPF do destinatário ou do remetente;
• 1 dígito para o ICMS próprio;
• 1 dígito para o ICMS por substituição tributária;
• 2 dígitos para o dia da emissão da NF-e;
• 1 dígito verificador.

Como você pode perceber, sempre que emitir uma NF-e de produtos que contenham o GTIN, código de barras da GS1, é preciso fazer a inserção desse código diretamente na nota fiscal. Assim, você garante mais agilidade e melhoria em seus processos.

Isso evita problemas com as exigências fiscais e tributárias brasileiras e garante que a sua empresa esteja de acordo com a legislação. Saiba mais sobre a obrigatoriedade do uso do código de barras na NF-e aqui.